Especificación antes de construir
Nos sentamos con la dirección y repasamos cada proceso, hasta que quedó claro cómo funciona en la práctica.
Caso de estudio
Ida's Home
Todo el negocio en un solo proceso, de la venta al cobro.
Y, por encima, una capa de IA conectada a todas las áreas.
Sobre la empresa
Ida's Home diseña y vende mobiliario para el hogar: sofás y sillones a medida, iluminación, alfombras y textiles.
Junto a los productos ofrece servicios de planificación, instalación y asesoría de diseño.
La empresa tiene 30 personas en plantilla.
Vende en su sitio web, en la tienda de fábrica y en el showroom, y trabaja con varios almacenes, una carpintería y muchos proveedores.
El reto
Cada pedido en Ida's Home es un pequeño proyecto:
- Un producto que se fabrica a medida y con la tela que eligió el cliente.
- Un proveedor que tiene que cumplir los plazos.
- Un almacén que recibe la mercancía y prepara los pedidos.
- Un envío que hay que coordinar.
- Un cliente que espera, y un pago que hay que cobrar.
Cuando la información está dispersa entre personas, archivos y sistemas, el equipo vive en una persecución.
¿Dónde está el pedido?
¿Cuándo entrega el proveedor?
¿Qué hay en inventario?
¿Quién ha pagado?
Vender lleva tiempo, porque es difícil encontrar el producto adecuado.
Una persona nueva en ventas necesita meses para aprender el trabajo.
Y la dirección no ve una sola imagen en la que se pueda confiar.
La dirección definió una prueba sencilla:
Si el equipo sigue persiguiendo clientes, estados, envíos, listas de precios y documentos, el proyecto ha fracasado.
El enfoque
Cómo lo abordamos
Una sola fuente para cada dato
Cada sistema se actualiza automáticamente desde los demás.
No hay que teclear dos veces y no hay “versiones”.
Un proceso hasta el final
Primero funciona sobre el terreno, y solo después se amplía al siguiente proceso.
Automatización con aprobación humana
Automatización donde la regla es clara.
Una persona aprueba donde hay dinero o un cliente.
Qué se construyó
Los procesos centrales del negocio, conectados de extremo a extremo
Venta en todos los canales
- Sitio web, tienda de fábrica, showroom y puntos de venta.
- Un punto de venta propio (POS) con procesamiento de pagos con tarjeta y pago mediante enlace.
- Cada pedido, de cualquier canal, entra en el mismo recorrido.
Un cliente, un pedido y una sola imagen, sin importar dónde haya comprado.
Compras y proveedores
- Las órdenes de compra salen a los proveedores automáticamente, según lo que pidió el cliente.
- Cada proveedor recibe de forma periódica una imagen de lo que tiene abierto.
Ningún pedido se olvida de camino al proveedor.
SLA con proveedores y con clientes
- Cada producto tiene una fecha de entrega calculada, y se hace seguimiento de todo lo que se sale de ella.
En todo momento se ve qué se retrasa y dónde, antes de que el cliente llame.
Inventario y almacenes
- Gestión de inventario en varios almacenes.
- Un producto que ya está en inventario se asigna al pedido automáticamente.
Se vende lo que hay, y no se vuelve a pedir lo que ya está en la estantería.
Escáneres inteligentes
- Escaneo con el móvil en cada etapa: recepción del proveedor, preparación de pedidos, salida a reparto, devoluciones y reparaciones.
- Cada escaneo hace avanzar el pedido automáticamente.
El almacén mantiene al día a toda la empresa mientras trabaja, sin teclear.
Envíos y coordinación de entregas
- El cliente fija la fecha por su cuenta, mediante un enlace.
- El personal de reparto se asigna a una ruta.
- La aplicación de reparto documenta cada entrega con foto y firma.
- Una interfaz para gestionar al personal de reparto y pagarle.
Cada envío queda coordinado y documentado desde el inicio hasta la entrega.
Marketing y atención al cliente
- Mensajes automáticos al cliente en cada etapa del pedido.
- Aviso proactivo al cliente, y solicitud de opinión al final.
El cliente sabe qué está pasando sin preguntar, y el equipo de atención queda libre para ocuparse de lo que de verdad lo requiere.
Productos complementarios
- Una propuesta al cliente para completar su pedido, con un enlace personal.
El pedido crece sin trabajo manual.
Cobros y contabilidad
- Sincronización con la contabilidad.
- Procesamiento de pagos con tarjeta.
- Seguimiento de cobros, y detección de desajustes entre los sistemas.
Una imagen real de la deuda, y no una cifra de la que hay que adivinar qué hay detrás.
BI y gestión
- Paneles de control, flujo de caja y conclusiones que se actualizan solos.
La dirección ve el negocio en tiempo real y decide con datos.
La capa de IA
Por encima de todos estos procesos hay un sistema de IA conectado a los datos de todas las áreas.
- Alguien del equipo pregunta en hebreo sencillo, por ejemplo “¿qué pedidos están retrasados en el proveedor?”, y recibe una respuesta basada en los datos de la empresa.
- Un informe útil se guarda y se puede volver a ejecutar con un clic.
- La gerencia pide un panel de control con palabras, y el sistema lo construye.
- Detrás de cada cifra hay una única definición de negocio acordada, de modo que todo el mundo habla del mismo “vendido” y del mismo “con retraso”.
IA responsable. Un sistema de IA conectado a los datos de una empresa tiene que trabajar dentro de límites claros.
El control viene integrado:
- La IA propone, y una persona aprueba.
- Cada persona ve solo lo que su puesto le permite.
- El acceso es con verificación en dos pasos.
- Los datos personales de los clientes están cifrados, para que no pasen a la IA ni salgan de la empresa.
- Cada acción queda registrada.
El resultado
Qué cambió
- Un proceso continuoDe la venta al cobro, en lugar de información dispersa entre personas y archivos.
- Actualización desde el terrenoEl almacén, el reparto y ventas actualizan el sistema mientras trabajan, desde el móvil.
- Una sola imagen para toda la empresaCada área ve el mismo pedido, en el mismo estado y al mismo tiempo.
- Una imagen fiable para la direcciónDe pedidos, inventario y deudas.
El sistema sacó a la luz desajustes que antes no se veían, y se resolvieron.
Mi papel
- Especificación de los procesos con la dirección.
- Puesta en marcha del CRM desde cero.
- Conexión de todos los sistemas entre sí.
- Construcción de la capa de IA y de las aplicaciones.
- Implementación sobre el terreno.
- Acompañamiento continuo.